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Fonctionnalité GMAO : Les workflows et les e-mails
Maîtriser et personnalisez les multiples processus liés à votre activité
AQ Manager intègre une solution de workflows personnalisables permettant de gérer un nombre illimité de processus liés à l’activité de votre service maintenance.
Ceux-ci peuvent par exemple gérer les étapes :
Depuis la création en passant par la validation et la transformation en ordre de travail.
Depuis la création, en passant par des étapes de validation et la planification de vos équipes internes et vos sous-traitants.
Depuis la prise en charge, en passant par le pointage du compte rendu par les intervenants, les différentes étapes de validation, l’envoi d’un questionnaire de satisfaction, et l’archivage des interventions en vue de mettre à jour l’historique.
Depuis la validation de vos propositions de commandes automatiques en passant par des étapes de demandes de prix, les différentes étapes de validation de vos commandes, l’envoi aux fournisseurs par email, les réceptions en stock, les évaluations du fournisseur et le rapprochement avec les factures et avoirs fournisseurs.
Depuis la création de vos devis clients, l’envoi de ceux-ci par email, la réception des commandes clients, la validation de celles-ci et la transformation en ordre de travail, jusqu’à la facturation des interventions.
Les étapes de ces workflows sont personnalisables pour votre projet et votre organisation.
Elles permettent de déterminer les droits des utilisateurs afin de signer et de valider chacune des étapes, de définir des séquences d’emails automatiques afin de demander une validation aux personnes concernées ou de les informer de l’état d’avancement.
Ces étapes permettent de gérer des alarmes par rapport à des délais de traitement de validation qui ne seraient pas respectés. Et à chaque étape peut être associé l’édition automatique de document (un ordre de travail, un bon de commande fournisseurs, un devis client, etc.).
Ce qu’en pense EBRC
Opter pour un logiciel ergonomique pour fluidifier les échanges
En tant que fournisseur de solutions IT sécurisées depuis 20 ans, EBRC est une société ambitieuse et en pleine expansion, prenant elle-même en charge sa maintenance. La quantité de mails et d’échanges devient de plus en plus importante et l’entreprise décide alors de mettre en place un système élaboré, lui permettant de réduire le nombre de mails échangés quotidiennement.
« Votre solution logicielle GMAO s’intègre vraiment dans notre quotidien. Les documents Word ou Excel qui étaient utilisés auparavant ont été supprimés au fur et à mesure du temps. Tous les modèles de rapports d’incident ou les autorisations de travail sont désormais directement associés aux workflows et aux demandes d’interventions de maintenance.
« L’un de nos objectifs était aussi de réduire le nombre d’envois d’e-mails et de fluidifier les échanges. Il était important que les futurs utilisateurs obtiennent les informations directement à la source, c’est-à-dire sur le logiciel AQ Manager GMAO. »
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